La insospechada crisis que amenaza al Archivo Nacional
Siempre fue el pariente ignorado de la administración, pero la Ley de Acceso a la Información y la destrucción de información clave sobre la compra de los Mirage en la FACh dirigen las miradas a la necesidad de poner al día la documentación histórica y revisar las normas sobre su eliminación. Para peor, en 2011 su capacidad se copará.
Pilar Molina A. EL MERCURIO
La eliminación en 2001 de documentos claves que podrían aclarar si hubo pagos irregulares en la compra de 25 aviones Mirage en 1994 por parte de la FACh y la entrada en vigencia, en abril, de la nueva norma que consagra el acceso a toda la documentación pública han dejado al desnudo lo atrasados que están nuestros archivos históricos.
No se trata del lío con los respaldos de 262 mil millones de pesos del pago de subvenciones escolares, los cuales buscaban afanosamente en 2008 funcionarios del Ministerio de Educación en bodegas, asegurando que estaban, pero no sabían dónde...
Aparte del desorden casi natural que en ocasiones se ha visto en la administración pública, la Ley de Acceso a la Información se ha convertido en un látigo para mejorar la gestión documental y de archivo de los 262 servicios públicos y los municipios.
Los ministerios, acicateados por la nueva normativa, han enviado un 40% más de información al registro nacional que los años anteriores.
No es que nuestro Archivo Nacional no cumpla con su misión, que es almacenar los documentos oficiales y fiscalizar que todas las reparticiones públicas cumplan con su deber de mandarle la información que tiene más de 5 años en el caso de los ministerios, 60 en el caso de los municipios e intendencias, 80 en el caso de los notarios y conservadores, y 30 en el de los tribunales.
Oficios desde 2006 solicitando a los servicios remitir documentación
Es que por dónde se empieza cuando hay sólo 6 ministerios con los datos parcialmente al día. Hay intendencias, como la de Coquimbo o Maule, que no envían la documentación al sistema desde fines del siglo 19; gobernaciones que no la registran desde mediados del mismo siglo, y el caso de los municipios es el peor de todos.
Son los más atrasados. La mayoría de ellos debe información de las actas del Concejo -lo único que deben despachar- de gran parte del siglo XX.
Con todo, Nivia Palma está orgullosa de los 90 millones de documentos catalogados que almacena el Archivo Nacional, los cuales se encuentran en 10 minutos, y 2 millones de ellos digitalizados, que son los más consultados desde cualquier parte del país por Internet.
La directora del Archivo Nacional y también de la Dibam (Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos) asegura que no empezaron la tarea de pedir los registros atrasados con la ley que entró en vigencia en abril pasado, sino que ella tiene oficios desde 2006 solicitándoles a los servicios remitir la documentación oficial. Antes de la nueva normativa se vio copada por la demanda de asesorías y capacitación, y mandó a todas las reparticiones en febrero un instructivo recordando cómo deben manejar y archivar los documentos oficiales que hoy debieran considerar también los correos electrónicos.
10 pesos de multa que debe aplicar ¡el Presidente de la República!
Pero la realidad es que el Archivo Nacional -que depende de la Dibam y ésta del Ministerio de Educación- sólo tiene 100 funcionarios, un archivo central que funciona en la Biblioteca Nacional con 24 mil metros lineales de documentos y sólo dos archivos regionales (Araucanía y Tarapacá). Y según su ley de 1929, puede sancionar los incumplimientos con multas de 10 pesos por día de atraso que debe aplicar ¡el Presidente de la República!
El proyecto de ley que ingresó recientemente a la Cámara de Diputados, sobre el Instituto del Patrimonio, propone crear un archivo por región. Pero Nivia Palma quiere más: "La ley de Acceso a la Información subió al país la exigencia de archivos institucionales, y como no hay cultura ni conciencia de la gestión documental y archivística en la administración pública, nosotros hemos planteado que cada servicio haga un diagnóstico de lo que no tiene (por incendios, inundaciones y otros), y nos envíe una resolución fundada de por qué esa información no está disponible".
La abogada niega que en el período militar haya habido eliminación masiva de documentos: "No tengo información fundada de ese período, sólo rumores. Pero tampoco hemos tenido los recursos para hacer el diagnóstico".
Además, pidió al Gobierno 50 funcionarios más en 2010 y que en cada ministerio, servicio público y municipio haya una persona responsable del archivo.
Y al Ejecutivo le hizo una advertencia final: "En 2011 no puede entrar un documento más al Archivo Nacional, porque se termina de copar".
A pesar de todas las marchas blancas que pidió el ministro José Antonio Viera-Gallo al Consejo para la Transparencia frente a la información histórica -impulsar, antes que sancionar-, reconociendo que "hay muchas reparticiones públicas que no han cumplido con la obligación de entregar cada 5 años su documentación al Archivo Nacional", el Consejo no ha tenido tiempo de tejer una jurisprudencia.
De los 40 reclamos que ha recibido por información denegada desde que entró en vigencia la Ley de Acceso a la Información en abril, sólo un caso se refiere a datos de archivo. Al no estar notificado el reclamo, sólo se puede informar que un ciudadano pidió una boleta de 2003, que el municipio alegó haberlo eliminado legalmente, a pesar de lo cual el Consejo resolvió que está obligado a entregar otra información relacionada al documento que pueda acreditarlo.
"Ese municipio tiene que hacer todos los esfuerzos para satisfacer el derecho a la información", señala el presidente del Consejo, Juan Pablo Olmedo.
Respecto a quién responderá y será sancionado cuando una información histórica no esté disponible porque administraciones anteriores la eliminaron o no la enviaron al Archivo Nacional, Olmedo señala que "el Consejo exigirá continuidad institucional para responder al derecho a la información, lo cual significa que los funcionarios de turno tendrán que justificar legalmente la inexistencia de una información, como haber aplicado normativa de expurgación, pero si no es así, serán sancionados".
El abogado señala que su repartición está disponible para trabajar con el Ejecutivo en políticas para diagnosticar y mejorar los archivos, lo cual siente como un desafío que necesariamente obligará a la modernización del Estado, instando a responder dentro de plazos.
"La Ley de Acceso tiene 3 causales de reserva y el peligro latente es que la respuesta 'no tengo la información disponible' del servicio se convierta en una cuarta causal que si es sistemática haría la ley inefectiva".
Evitar eso es el desafío del nuevo órgano creado para garantizar la transparencia pública.
Las definiciones pendientes después del caso FAChHoy sería imposible que la FACh repitiera lo que hizo en 2001, cuando su comandante en jefe Patricio Ríos fue autorizado por el contralor Arturo Aylwin a eliminar "los antecedentes relativos a la rendición de cuentas" de los gastos hechos con los ingresos de la ley del cobre del período 1981-1996.
La FACh no incumplió una norma, porque la ley orgánica constitucional que creó la Contraloría permite que los libros, documentos y cuentas sean incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, "salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos" (artículo 21).
Y en 2001 Aylwin autorizó eliminar esas cuentas, a pesar de que había una investigación judicial en curso en los tribunales, iniciada por el senador Nelson Ávila por supuestas irregularidades en la compra de los aviones Mirage a Bélgica.
Consultado en una actividad oficial, el actual contralor, Ramiro Mendoza, señaló que "hoy sería muy improbable una destrucción tal de documentos. Se autorizan muy pocas eliminaciones y, en todo caso, después de auditado el 100% de las cuentas y descartando que haya alguna investigación judicial en marcha. El mismo criterio se está aplicando en regiones, de manera que la decisión que autorice la destrucción de documentos tenga una sola mirada a nivel nacional. Por último, hoy todo lo que se elimina, si es trascendente, puede ser respaldado digitalmente".
Si hubiera respaldo digital de la información que incineró la FACh, hoy podría saberse si los 14 millones de dólares fueron una comisión o el pago del pie de la compra de los Mirage, según sostienen contradiciéndose los ex comandantes en jefe Ríos y Vega.
Desde que Mendoza asumió en abril de 2007, las tres peticiones para incinerar información en Santiago han sido denegadas, porque las cuentas respectivas no han sido 100% auditadas. Sí se han autorizado 11 expurgaciones en otras 4 regiones, pero en todas la contabilidad había sido 100% auditada y sin procesos judiciales pendientes.
Excepciones: FF.AA., policías, Cancillería
No todas las reparticiones se guían por la misma ley para archivar y eliminar. La directora del Archivo Nacional cuenta que son excepciones la Cancillería, que tiene sus propios archivos, y también las FF.AA. y las policías, a las cuales la ley 18.771 de 1988 autorizó a archivar y eliminar según sus propias disposiciones.
Palma cree que "es muy peligroso tener normas especiales para eliminar documentos porque se pueden prestar para cosas como las ocurridas con la compra de los aviones FACh". Y se pregunta si se justifica esa excepción todavía, cuando la misma ley de 1929 que creó la Dibam y el Archivo Nacional permite también la confidencialidad: "Todos los antecedentes y datos de la Comisión de la Tortura, por ejemplo, tienen carácter de reservado por 50 años, y el responsable político es el subsecretario de Interior".
Según Palma, esta ley es la que explica que Carabineros pueda proceder a eliminar una circular, si consideró que ésta no es un documento oficial, aunque para efectos de la directora del Archivo Nacional "sí lo es".
Es lo que ocurrió con una circular de 1992 que instruía al personal en servicio sobre el trato a parlamentarios y en la cual se amparó la institución para sancionar en 2008 al cabo que le cursó un parte al chofer del senador Guido Girardi por exceso de velocidad.
"El Mercurio" solicitó formalmente el documento, pero Carabineros respondió en marzo último que como no era un escrito oficial y estaba en desuso, había sido incinerado.
A estas alturas son tantas las dudas respecto de qué es o no oficial y si se puede o no y cómo eliminar, que Contraloría proyecta poner al día el instructivo del ex contralor Iturriaga de 1981, referente a eliminación de documentos en la administración pública.
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Saludos
Rodrigo González Fernández
Diplomado en "Responsabilidad Social Empresarial" de la ONU
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